Digitales Handlungsfeld 5: Prozessmanagement
Grundsätzlich sollen Prozesse durch die digitale Transformation nicht nur standardisierter, sondern auch personalisierter, schneller und effizienter werden, ohne Medienbrüche (Prozessbrüche), und wo möglich digitalisiert und automatisiert werden. Das Prozessmanagement im digitalen Zeitalter wird in sechs Schritten geplant und umgesetzt (siehe Abbildung):
1: Vorbereitung Prozessoptimierung
Der erste Schritt besteht darin, die Prozessmanagement-Initiative/das Prozessmanagement-Projekt aufzusetzen und zu organisieren. Dabei wird festgelegt, welche Mitarbeitenden am Prozessmanagement beteiligt sind, wer die organisatorische Verantwortung übernimmt und welcher Bereich der Organisation (wenn nicht alle) analysiert werden soll. Gleichzeitig muss eine Kommunikationsstrategie entworfen werden, da das Prozessmanagement-Projekt den Mitarbeiternden vorgestellt werden soll.
2: Identifikation von Potenzialen (Digitalisierungskandidaten)
In einer ersten Analyse wird ermittelt, welche Prozesse innerhalb der ausgewählten Geschäftsbereiche für eine Prozessoptimierung und Digitalisierung geeignet sind. Prozesse, die für die Digitalisierung bzw. Automatisiererung geeignet sein könnten, werden als „Digitalisierungskandidaten“ bezeichnet.
3: Prozessanalyse zur Problemdiagnose
In dieser Phase werden die identifizierten Prozesse (Digitalisierungskandidaten) im Detail analysiert, umgestaltet oder neu definiert. Ein Prozess kann auf unterschiedliche Weise verbessert werden. Die Redesign-Phase kann sich beispielsweise auf den Managementansatz/die Leitungsgrundsätze konzentrieren, indem das Organisationssystem geändert oder der Managementansatz angepasst wird.
4: Definition von Prozessgeschwindigkeit und -qualität
Die Digitalisierung und Automatisierung ganzer Prozesse ist oft zeitaufwändig. Daher ist es ratsam, sich zunächst auf einfachere Tätigkeiten wie die Automatisierung von Kundenanfragen oder die Bearbeitung von Aufträgen zu konzentrieren. Für jeden Prozess wird ermittelt und definiert, inwieweit die einzelnen Schritte des Prozessablaufs (oder der Prozess insgesamt) relevant für Qualität, Geschwindigkeit und Ergebnis sind.
5: Prozess-Digitalisierung und -Automatisierung
Bei der Einführung digitaler und automatisierter Prozesse wird durch Diskussion und Priorisierung ein Plan für die Prozessdigitalisierung und -automatisierung erstellt, der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten, Budgets und Fristen festlegt.
6: Umsetzung, Evaluation und Optimierung
Es gilt nun, die skizzierten Innovationen zur Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung sowie die neu gestalteten oder neu konzipierten Prozesse umzusetzen. Change Management ist ein Erfolgsfaktor für die Umsetzung neuer oder neu gestalteter Prozesse, denn es ermöglicht einer Organisation, die veränderten Prozesse und Strukturen in der Unternehmenskultur zu verankern und unter Mitwirkung der Mitarbeitenden umzusetzen, anstatt ein Scheitern an deren Widerstand zu riskieren.
Prozesse managen, optimieren und digitalisieren. Prozessmanagement im digitalen Zeitalter wird in sechs Schritten geplant und umgesetzt (Marc K Peter, https://the-digital-transformation-canvas.com/).
Im nächsten Blogbeitrag werden wir das Handlungsfeld Nummer 6, Digitale Führung und Kultur, vorstellen, das einen modernen Arbeitsplatz / eine neue Arbeitsstrategie definiert, um Talente anzuziehen und Mitarbeitende zu motivieren.
Strategiefragen für das digitale Zeitalter:
- Wie ausgereift sind die Dokumentation und die Fähigkeiten Ihres Prozessmanagements?
- Haben Sie kostensenkende Prozessautomatisierungen ermittelt und umgesetzt?
- Nutzen Sie Technologien, um Ihre Organisation agil zu machen und die Prozessqualität Ihrer Produkte/Dienstleistungen zu messen?